仕事を早く、しかも正確に、なんならちょっと余裕を持って終わらせる。
これ、かっこいいですよね。
そんなスーパーマンに自分がなっているのを一度は脳内再生することとかありませんか？
やっぱり、中々難しいんですよね、実際。
しかし、ある2つのことを明確にすると作業スピードってグッと早くなっていくんです！！
しかも、基本的にどんな仕事にも応用が効きます、、、最高ですよね。
今回は仕事効率を高める方法をご紹介します！
Contents
作業に着手する前に”ゴール”を明確に把握しよう
早速内容に入っていきますが、一番最初に明確にしなければならないものは【ゴール】です。
って、思う方もいたりするかもしれませんね。
私も正直あんまりゴールとかいうのは好きじゃないんですが、、、、ゴールは仕事をする上でとても大切。
というのも、ゴールが明確じゃないと作業内容を考えたり対応を考えたりしていくとちょっとずつ内容がズレていくことがあって、最終的に
という無駄な展開を防げるから。
もっというと、作業内容を最短距離で進めることができるようになるのもゴールがあるからこそです。
サッカーだってゴールの場所がいちいち変わってたら作戦の立てようがないですよね？
陸上だってゴールかと思ったら実はフェイクで、本当はもっと先にゴールがあったなんてことがあれば、もう目も当てられません。
そうならないためにも”ゴール”を設定するのはとても大事です。
”ゴール”が見えたらザックリと”全体像”をみてみる
さて、ここからが非常に重要になっていきます。
大抵の場合って、ゴールって上から指示が降りてくるものですよね。
そこからそのゴールに向けて何をしなければいけないんだ？？となる状況の方が多いのではないでしょうか。
ゴールが決まったら早速作業だ！！！ではなく。
ゴールまでの道のりを逆算してザックリと段階で分けていく必要があります。
例えばゴールが【会社で使っているツール情報を整理して有料と無料に分別してくれ】という猛烈な雑務だとした場合、
⇨リストに必要な情報を洗い出す
⇨洗い出したら有料と無料に分ける
⇨リストにする
といった流れに。
超簡単に雑務に例えましたが、実際にシステムの運用だったりHP、LPの作成だったり、店舗の売上を上げるにしても、こうした感じでゴールまでのザックリとした工程に分けるのがオススメです。
そうすることで現段階どこまで進んでいるのか、といったことが管理できるようになるからです。
ただ、今はそういったことをツールで管理している会社も多いのですので、なかった場合はこんな感じで進めると整理がしやすい、といった感じです。
全体像が見えたらいよいよタスクの洗い出し！
全体像が見えたのなら次はいよいよ作業！ではなく。
作業の前に必要な工程の洗い出し（タスクブレイク）を行います。
先ほどのザックリとした工程の中身を考えていく形です。
このタイミングで考えうる全ての項目を洗い出し、そして担当者に割り振りをしていきます。
ここまで来たらあとはゴールまでの日程を調整していく形に。
いきなり作業しちゃいけない理由って？
よくやってしまう例として、いきなり作業をしてしまうということ。
こういうやり方ももちろんありますし、別に間違っているとは思っていません。
ていうか、ゴールできるのであれば全然問題ないと思っています。
しかし、ゴールした一方で次に起きうる問題というのが
・というかきちんとした作業報告ができず怒られがち
・必要な工程以外の項目をやっていて時間の無駄になりがち
・そもそも必要な工程を見逃しがち
・そもそも成果物がゴールとズレてしまいがち
・チームでの業務分担が上手く機能せず空中分解しがち
・作業実績が残っていないため次に活かせない
・作業実績が残っていないため改善が難しい
これです。
これを見てドキッとした人、いるのではないでしょうか。
会社に利益を出すのは大事なことですので勿論最優先にすべきです。
が、個人的にはそれと同じくらい【あなたが何をしたのか】の記録を残すことが大事だと思います。
でなければ情報が属人化（その人しかわからない・できない状態）してしまい、引き継ぎができなかったり、改善することができなかったりと、後々弊害を産むことになります。
記録を残して次の人にしっかりバトンを繋ぐ、までが組織として仕事をする上では大事なことになっていきます。
計画を立てる時のポイントは？
さて、ゴールと全体像が見え、更にはタスクブレイクもして準備も万端。
ゴールに向かってあとは一直線に頑張っていこう！という状況で加味するものがもう一つ。
それが期日です。
期日までにゴールに辿り着くまでに必要があるため、スケジュールを組む必要があります。
そのために、先ほど行ったタスクブレイクした項目に対して掛かる時間【工数】を見てきます。
ザックリと作業時間を計算して予定を立てる
タスクブレイクした項目に対して1時間単位、もしくは日単位でもいいですが工数を決めていきます。
一般的には【●人日】や【●人月】って表す感じですね。
ここについては本当に指標として見ていき、私も経験から適当に決めることもあれば、少し作業をしてみて感覚を掴む場合もあります。
正直、正確な情報がなければ予定なので当てはまらなくてもいい箇所でもあります。
情報を集めていけば精緻なデータになっていく箇所でもありますからね。
ただいつも心掛けているのが【少し多めに時間を取るようにする】こと。
例えば、1時間で終わる作業であれば1時間半にしてみるとか。
1日で終わる作業であれば2日にしてみるとか。
3日で終わる作業であれば5日にしてみたりとか。
いずれにしても1.5倍から2倍くらいの時間の余裕を取るようにしています。
勿論、こういう考えもありますよね。
ですが、作業をする上ではある程度の時間の安心感を設けた方が体験上で比較的に質の高い仕事ができたことが多いです。
また差し込みで仕事が舞い込んできてしまった場合、どうにも首が回らないくなってしまうこともあります。
そうしたリスクを鑑みて、時間的な猶予は持って動いていくことが気持ち的に余裕が生まれるのでオススメです
工数算出の結果でゴールの期日を再調整することも
先ほど出した工数結果を元にしてスケジュールを引いて、その時に初めて
と、気づいてしまうこともあります。
その時に「これはやばい」となり社内であったりクライアントだったり日程の調整をお願いすることもあります。
日程の調整が難しい場合は段階的にゴールを設けて少しずつ後ろ倒しにしていったり、または不要な作業をやらないという決断もしていきます。
この時の調整ができるかどうかは仕事を緩やかにできるかどうかの大きな鍵になっていき、、、、
たまに超短い納期で超絶ボリューミーな仕事をしなければならない事態に見舞われることもあります。
私は絶ッッッッッッッッ対、いやです！！！しょうがない時もあるんだけど、、、ね笑
作業の遅れを生む悪しき存在”出戻り”
目標もゴールも、そしてタスクも期日も全部確認ができていよいよあとはやるだけ！！！
となった際に、一番最後に発生する最低な存在、それが作業の【出戻り】。
これが本当に厄介、本当に嫌い。笑
それぞれのタスクの完了イメージが違っていた、だったり、最悪の場合はゴールである成果物が違ったり、なんてこともあり得ます。
この出戻りは本当に時間の無駄で、マジで極力、、、というか0回に抑えたいところです。
そのために、ちょこちょこ【確認】するのが大事なんですよね。
”出戻り”を封じる方法は【確認】
仕事で一番無駄な時間と言っても過言ではないもの、、、【出戻り】。
せっかく頑張ってやったのに、実は不要な作業でした〜！というのは、本当に無駄です。
作業した人も、指示した人も、誰も幸せにはなれないんですよね、、、。
そんな出戻りを防ぐにはどうしたらいいか、、、、それが【確認】です。
作業が少し進んだところでもいいので
といった具合にコミュニケーションをとることが大切です。
そうすることでタスク完了後のイメージも沸きますし、進捗してるんだなっていう確認もできますので、いいことしかないですよね。
これはタスクだけはなくてゴールについても全く同じです。
こうやってコミュニケーションをちびちびと取っていき、認識の齟齬を無くし、【出戻り】のない仕事が結果的に一番性格で、仕事効率にも繋がっていきます。
まとめ
と、ここまでが仕事効率の高い仕事のやり方でした！
仕事はいきなり作業に取り掛かるのではなく、”ゴール”と”全体像”を明確に持つことが大切です。
その上でタスクブレイクを行いスケジュールに落とし込んでいきましょう！
また出戻りがないように、コミュニケーションを取っていくことも大切です。
他にも具体的な時短術については別記事にて紹介していこうと思いますので、よければそちらも見ていってくださいね。
それでは、また。
